Le contexte
Un artisan, un commerçant ou un indépendant jongle souvent entre un logiciel de devis, un tableur pour les dépenses, les relevés bancaires et les échanges avec son expert-comptable. Avec la généralisation de la facture électronique, il faut en plus des documents strictement conformes.
Notre réponse
- Des devis et factures conformes : mentions obligatoires, numérotation continue, facture figée une fois émise, avoirs, acomptes et facture de solde.
- L’acceptation des devis en ligne : le client signe depuis son téléphone et la facture d’acompte part automatiquement.
- Des factures Factur-X avec QR code de paiement et relances automatiques des impayés.
- La saisie des dépenses en photographiant les tickets : fournisseur, montant et TVA sont lus automatiquement.
- Le rapprochement bancaire assisté, la préparation de la déclaration de TVA et, pour les micro-entrepreneurs, le livre des recettes.
- Un tableau de bord avec comparaison d’une année sur l’autre et des exports (FEC, Excel) pour l’expert-comptable.
Du concret : notre propre outil
Colonne s’appuie sur l’application de facturation qu’ODEVOO développe pour sa propre activité. Les briques suivantes y fonctionnent déjà :
- Factur-X au profil EN 16931, vérifié à chaque émission contre le schéma officiel, et QR code de paiement SEPA imprimé sur la facture.
- Acceptation du devis en ligne avec « Bon pour accord » horodaté, et e-mails aux couleurs de l’entreprise avec relances à J+1, J+15 et J+30.
- Archivage automatique de chaque facture, avoir et devis dans Google Drive, classé par année et par client, et sauvegarde mensuelle chiffrée dont la restauration est testée automatiquement.
- Un assistant de déclaration URSSAF : chiffre d’affaires encaissé par période, cotisations et dates limites.
- Un journal d’audit non modifiable des opérations importantes, utile en cas de contrôle.
Le résultat
Le dirigeant voit en un coup d’œil ce qui a été facturé, encaissé et dépensé. Les tâches répétitives disparaissent et la clôture avec l’expert-comptable se prépare tout au long de l’année.
