Prise de rendez-vous en ligne : le guide pour les salons, instituts et indépendants

Vos clients réservent un restaurant, un train ou un médecin depuis leur téléphone, à n’importe quelle heure. Pour un salon de coiffure, un institut de beauté, un praticien ou un artisan, proposer la même facilité est devenu un vrai argument. Voici comment bien s’y prendre.

Pourquoi proposer la réservation en ligne

• Vos clients réservent quand ils le souhaitent, le soir ou le week-end, sans attendre l’ouverture.
• Le téléphone sonne moins pendant que vous êtes avec un client.
• Moins de rendez-vous oubliés, grâce aux rappels automatiques par SMS ou e-mail.
• Un agenda mieux rempli, car les créneaux libérés par une annulation sont immédiatement proposés à d’autres clients.
• Une image moderne, qui rassure les nouveaux clients.

Plateforme de réservation ou module sur votre site ?

Deux approches existent, avec chacune leurs avantages.

Les plateformes de réservation

Elles sont rapides à mettre en place et peuvent vous apporter de la visibilité. En revanche :

• vos clients réservent sur la plateforme, pas chez vous ;
• vos concurrents sont souvent affichés juste à côté de votre fiche ;
• la relation client et les données de vos clients dépendent de la plateforme ;
• le modèle économique repose sur un abonnement ou des commissions qui augmentent avec votre activité.

Un module de réservation intégré à votre site

La réservation se fait sur votre propre site, à vos couleurs. Vous gardez :

• la relation directe avec vos clients et leurs données ;
• un parcours adapté à vos prestations et à votre organisation ;
• un site qui gagne en visibilité sur Google, puisque les visites se font chez vous.

Pour une activité qui repose sur une clientèle fidèle, c’est souvent l’option la plus intéressante sur la durée.

Les fonctionnalités indispensables

Un bon outil de réservation doit gérer :

• la durée réelle de chaque prestation, pour ne proposer que des créneaux possibles ;
• le choix du professionnel, avec une option « sans préférence » ;
• les plannings de l’équipe : horaires, pauses, congés, formations ;
• les rappels automatiques la veille du rendez-vous ;
• l’annulation et le déplacement par le client, dans un délai que vous fixez ;
• un acompte pour les prestations longues ou les nouveaux clients, si vous le souhaitez ;
• un compte client qui mémorise l’historique et le professionnel préféré ;
• un agenda clair pour l’équipe, accessible sur ordinateur, tablette et téléphone.

Et, bien sûr, le respect du RGPD : collecter uniquement les informations utiles et les protéger.

Pensé d’abord pour le téléphone

La très grande majorité des réservations se fait sur smartphone. Le parcours doit tenir en quelques écrans : la prestation, le professionnel, le créneau, la confirmation. Chaque étape inutile fait perdre des réservations.

Réservation en ligne et référencement local

Pour être trouvé par les clients de votre quartier ou de votre ville :

• ajoutez un lien « Réserver » sur votre fiche d’établissement Google ;
• créez une page par prestation sur votre site, avec vos tarifs, la durée et votre ville ;
• mettez en avant les avis de vos clients ;
• gardez vos horaires et coordonnées identiques partout.

Un site rapide qui permet de réserver directement est un signal positif, pour vos clients comme pour Google.

Notre conseil

Commencez par observer votre semaine type : combien d’appels pour un rendez-vous ? combien de rendez-vous oubliés ? quels créneaux restent vides ? Ces chiffres vous diront rapidement ce que la réservation en ligne peut vous apporter.

Nous intégrons la réservation en ligne à votre site vitrine, ou dans une application web sur mesure pour les besoins plus complets. Découvrez Maison Lila, notre exemple de site pour un salon de coiffure où chaque client réserve lui-même avec son coiffeur favori, ou contactez-nous pour parler de votre projet.